Office – Outlook tips – part 2

המאמר הזה הוא השני בסדרת הטיפים לעבודה עם תוכנת Outlook. יכול להיות שהדברים הכתובים במאמר זה נמצאים בעוד מספר מקומות ברחבי האינטרנט. אבל:

א.            אף פעם לא מזיק שיש עוד חומר בווב.

ב.            שיש את החומר ברשת גם בעברית.

טיפ ראשון. משתמש המבקש למשל לצבוע (נניח באדום) את המיילים שמגיעים אליו, כאשר הוא לא המקבל, אלא נמצא רק ב "CC" (עותק). באופן טבעי הנטייה היא לחשוב על RULE  מסוים שיגרום לזה להתבצע, אבל לא כך היא.  עושים זאת דווקא כך :

קליק ימני על הסרגל למעלה > view settings :

בוחרים ב Conditional Formating :

בוחרים ב Add כדי להוסיף Condition חדש, אפשר גם להגדיר את ה Font והצב בלחיצה על כפתור ה Font אחר כך לוחצים על כפתור ה Condition :

בוחרים "כאשר אני ב CC",  יש אפשרות לעשות את זה גם לפי זמן מסוים. או מיילים שנשלחים ממישהו ספציפי או נשלחים למישהו ספציפי :

 

טיפ שני. משתמש פותח קישורים דרך Outlook, והוא מצפה שהם יעבדו עם דפדפן מסוים, אבל לא כך קורה. הנטייה היא לחשוב שדפדפן ברירת המחדל אמור לפתוח את הקישורים, אבל לא כך היא. המקום לשנות את זה הוא פה :

Control Panel\All Control Panel Items\Default Programs\Set Associations

יורדים לתחתית המסך, ותחת Protocols משנים את הגדרות הדפדפן (chagnge programs) בקטגוריות ה https וה http (קישורים שיופעלו דרך ה Outlook) :

טיפ שלישי : משתמש מנסה לפתוח קובץ שנשלח אליו כ attach למייל, אבל מקביל שגיאה כזו :

מה שקורה זה שה Outlook שומר איזה תיקיית  temp (מדובר ב temp  שלו, לא ה temp ברמת הפרופיל של המשתמש –  %temp%)  בה נשמר ה cache – הקבצים שנשלחים כ attach. ברגע שהתיקייה הזו מתמלאת לגמרי, צריך למחוק אותו.הנה דוגמה ל path של תיקייה :

C:\Users\xxx\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\MPYDC3J6\

אפשר למצוא את ה PATH  שלה דרך הרג'יסטרי, משום ששם התיקייה (במקרה הזה MPYDC36J) האחרונה בקישור, משתנה.את ה path מוצאים ב key OutlookSecureTempFolder

באוטלוק 2007, אפשר למצוא את המקום של ה key  ב registry פה:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\Security

ב 2010 פה :

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Security

ב2013

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Security

Office – טיפים לעבודה עם OUTLOOK

תוכנת OUTLOOK היא תוכנת Mail Client שתפקידה העיקרי הוא להסתנכרן מול שרתי מייל. התוכנה מבית מיקרוסופט היא חלק מחבילת ה Office. התוכנה היא ככל הנראה התוכנה שנמצאת בשימוש הכי אינטנסיבי בכל סביבת עבודה ארגונית, אך  היא יכולה להיות יעילה, כמובן, גם למשתמש הביתי.  במאמר זה אציג כמה טיפים חביבים שאולי לא ידעתם על קיומם בתוכנת Outlook.

טיפ ראשון. אחד הכלים הנפוצים ביותר בתוכנת Outlook הוא ה Remainder (המתזכר), תפקידו הוא להקפיץ למשתמש הודעה כאשר אירוע מסוים קרוב (לפי דקות או שעות לפי מועד האירוע). למשל, כאשר נקבעה לי פגישה בקלנדר לשעה 17:00, אז ה Remainder יקפיץ חלון שיזכיר לי לפי הגדרות הזמן שקבעתי לפני האירוע.

כאשר האפליקציה שמקבלת את הפוקוס במחשב היא ה Outlook (זאת אומרת, אני משתמש בה), אז כמובן שחלון ה Remainder יקפוץ מול עיני ואקבל את התזכורת. אך מה קורה כאשר אני גולש בכרגע באתר הזה, האם אז יקפוץ החלון מול עיני? התשובה היא – לא. אמנם כברירת מחדל אמור להיות משומע צליל התראה, אבל לא תמיד המשתמש ב Outlook מקשר אותו עם התזכורת לאירוע, וגם לא תמיד יש סאונד במחשב (במיוחד בסביבות ארגוניות). המשתמש המסכן עשוי לפספס את התזכורת לאירוע בקלנדר. הנה תמונה שתמחיש מה קורה כאשר ה Reminder  מוקפץ והפוקוס נמצא בתוכנה אחרת (במקרה הזה בדפדפן הכרום) :

 אז ככה שהגדרת ברירת המחדל שאומרת בעצם "מה שב Outlook נשאר ב Outlook" יכולה להיות בעייתית מאד. אבל אל דאגה, יש פתרון – תוכנת deskpin. את התוכנה אפשר להוריד בקישור הבא, היא מאפשרת "לנעוץ" את החלון ולדאוג שהוא ידרוס כל חלון אחר שעליו נמצא הפוקוס של המשתמש.

איך משתמשים? אחרי שהורדנו והתקנו את התוכנה, בוחרים את הנעץ, אפשר מה Notification Area כמו בתמונה :

בתוך ה Outlook, בסרגל הכלים הראשי, לוחצים על "תצוגה", ואז "חלון התזכורות" ונועצים בו את הנעץ של ה Deskpin. כעת, גם אם חלון אחר יקבל את הפוקוס (כמו בתמונה הבאה), הפופ-אפ של ה Remainder ידרוס אותו ויקבל את מלוא תשומת הלב אליה הוא ראוי :

*הערה חשובה מאד : ה"נעץ" נעלם בעת סגירה של ה Outlook (או כל אפליקציה אחרת בה משתמשים בו).  ולכן, אם סגרנו אם ה Outlook, צריך לבצע שוב נעיצה לחלון התזכורות.

טיפ שני. ב Outlook 2010, אם פותחים מייל אותו קיבלנו בחלון משלו. מקבלים שני טאבים בתוך החלון המוצג. כברירת מחדל, הטאב שאמור להיות הנבחר הוא הטאב "הודעה" הטאב הזה מכיל בתוכו את האופציה של "השב". אך לעתים משתמש יכול להתלונן שהוא אינו רואה את כפתור ה"השב" כאשר הוא פותח בחלון נפרד את המייל. הסיבה לכך היא חץ קטן שנמצא בחלקו העליון של השני, בצד האחר (במקרה הזה, צד שמאל) :

לחיצה על החץ הזה (שנמצא כרגע עם כיוון כלפי מטה) מחזירה את סרגל הכלים (ואז החץ כלפי מעלה) . שימו לב שעכשיו סרגל הכלים כן מוצג, ולמשתמש יש יכולים להשיב באופן ישיר :

כמובן שלחיצה נוספת תעלים בחזרה את סרגל הכלים המופיע בטאב ה"הודעה".